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contact@admaioragroup.comLatest update of the Privacy and Cookies Policy: December 16, 2018
This privacy and cookies policy is provided in a layered format so you can click through to the specific areas set out below.
1. TYPES OF DATA COLLECTED
2. MODE AND PLACE OF PROCESSING THE DATA
3. THE PURPOSES OF PROCESSING
4. DETAILED INFORMATION ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA
5. THE RIGHTS OF USERS
6. DETAILS ABOUT THE RIGHT TO OBJECT TO PROCESSING
7. HOW TO EXERCISE THESE RIGHTS
8. ADDITIONAL INFORMATION ABOUT DATA COLLECTION AND PROCESSING
Please also use the Glossary to understand the meaning of some of the terms used in this privacy and cookies policy.
1. Types of Data collected
Among the types of Personal Data that we collect, directly or through third parties, there are: Cookies, Usage Data, email address, first name, last name and phone number. Complete details on each type of Personal Data collected are provided in the dedicated sections of this privacy and cookies policy or by specific explanation texts displayed prior to the Data collection.
Personal Data may be freely provided by the User, or, in case of Usage Data, collected automatically when using this Application. Unless specified otherwise, all Data requested by Admaiora is mandatory and failure to provide this Data may make it impossible for us to provide our services. In cases where this Website specifically states that some Data is not mandatory, Users are free not to communicate this Data without consequences to the availability or the functioning of the Service.
Users who are uncertain about which Personal Data is mandatory are welcome to contact the Owner.
Any use of Cookies – or of other tracking tools – by this Website or by the owners of third-party services used by Admaiora serve the purpose of providing the Service required by the User, in addition to any other purposes described in the present document and in the Cookie Policy.
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2. Mode and place of processing the Data
Methods of processing. Admaiora takes appropriate security measures to prevent unauthorized access, disclosure, modification, or unauthorized destruction of the Data. The Data processing is carried out using computers and/or IT enabled tools, following organizational procedures and modes strictly related to the purposes indicated. In addition to the Owner, in some cases, the Data may be accessible to certain types of persons in charge, involved with the operation our Service (administration, sales, marketing, legal, system administration) or external parties (such as third-party technical service providers, mail carriers, hosting providers, IT companies, communications agencies) appointed, if necessary, as Data Processors by the Owner. The updated list of these parties may be requested from the Owner at any time.
Legal basis of processing. Admaiora may process Personal Data relating to Users if one of the following applies. In any case, the Owner will gladly help to clarify the specific legal basis that applies to the processing, and in particular whether the provision of Personal Data is a statutory or contractual requirement, or a requirement necessary to enter into a contract.
Users have given their consent for one or more specific purposes. Note: Under some legislations the Owner may be allowed to process Personal Data until the User objects to such processing (“opt-out”), without having to rely on consent or any other of the following legal bases. This, however, does not apply, whenever the processing of Personal Data is subject to European data protection law;
Provision of Data is necessary for the performance of the Service with the User and/or for any pre-contractual obligations thereof;
Processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the Owner is subject;
Processing is related to a task that is carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the Owner;
Processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the Owner or by a third party.
Place. The Data is processed at the Admaiora's operating offices and in any other places where the parties involved in the processing are located. Depending on the User's location, data transfers may involve transferring the User's Data to a country other than their own. To find out more about the place of processing of such transferred Data, Users can check the section containing details about the processing of Personal Data. Users are also entitled to learn about the legal basis of Data transfers to a country outside the European Union or to any international organization governed by public international law or set up by two or more countries, such as the UN, and about the security measures taken by the Owner to safeguard their Data. If any such transfer takes place, Users can find out more by checking the relevant sections of this document or inquire with the Owner using the information provided in the contact section.
Retention time. Personal Data shall be processed and stored for as long as required by the purpose they have been collected for. Therefore:
Personal Data collected for purposes related to the performance of a contract between the Owner and the User shall be retained until such contract has been fully performed.
Personal Data collected for the purposes of the Owner’s legitimate interests shall be retained as long as needed to fulfill such purposes. Users may find specific information regarding the legitimate interests pursued by the Owner within the relevant sections of this document or by contacting the Owner.
The Owner may be allowed to retain Personal Data for a longer period whenever the User has given consent to such processing, as long as such consent is not withdrawn. Furthermore, the Owner may be obliged to retain Personal Data for a longer period whenever required to do so for the performance of a legal obligation or upon order of an authority.
Once the retention period expires, Personal Data shall be deleted. Therefore, the right to access, the right to erasure, the right to rectification and the right to data portability cannot be enforced after expiration of the retention period.
3. The purposes of processing
The Data concerning the User is collected to allow Admaiora to provide its Services, as well as for the following purposes: Platform services, hosting and Analytics. Users can find further detailed information about such purposes of processing and about the specific Personal Data used for each purpose in the respective sections of this document.
4. Detailed information on the processing of Personal Data
Personal Data is collected for the following purposes and using the following services:
Google Analytics (Google Inc.) is a web analysis service provided by Google Inc. (“Google”). Google utilizes the Data collected to track and examine the use of this Application, to prepare reports on its activities and share them with other Google services. Google may use the Data collected to contextualize and personalize the ads of its own advertising network.
Personal Data collected: Cookies and Usage Data.
Place of processing: United States – Privacy Policy – Opt Out. Privacy Shield participant.
Squarespace (Squarespace, Inc) is a platform provided by Squarespace, Inc. that allows the Owner to build, run and host this Website. Squarespace is highly customizable and can host Websites from simple blogs to complex e-commerce platforms.
Personal Data collected: various types of Data as specified in the privacy policy of the service.
Place of processing: United States – Privacy Policy. Privacy Shield participant.
Mailing list or newsletter (Admaiora). By registering on the mailing list or for the newsletter, the User’s email address will be added to the contact list of those who may receive email messages containing information of commercial or promotional nature concerning Admaiora and their partners. Your email address might also be added to this list as a result of being the recipient of our Services.
Personal Data collected: email address, first name and last name.
Contact (Admaiora). By reaching out through our contact email with their Data, the User authorizes us to use these details to reply to requests further information, documents or any other kind of request related to the HR screening process.
Personal Data collected: email address, first name, last name and phone number.
Admaiora will gladly provide the updated list of use-cases for each of the applications involved with Personal Data collection.
5. The rights of Users
Users may exercise certain rights regarding their Data processed by the Owner. In particular, Users have the right to do the following:
Withdraw their consent at any time. Users have the right to withdraw consent where they have previously given their consent to the processing of their Personal Data.
Object to processing of their Data. Users have the right to object to the processing of their Data if the processing is carried out on a legal basis other than consent. Further details are provided in the dedicated section below.
Access their Data. Users have the right to learn if Data is being processed by the Owner, obtain disclosure regarding certain aspects of the processing and obtain a copy of the Data undergoing processing.
Verify and seek rectification. Users have the right to verify the accuracy of their Data and ask for it to be updated or corrected.
Restrict the processing of their Data. Users have the right, under certain circumstances, to restrict the processing of their Data. In this case, the Owner will not process their Data for any purpose other than storing it.
Have their Personal Data deleted or otherwise removed. Users have the right, under certain circumstances, to obtain the erasure of their Data from the Owner.
Receive their Data and have it transferred to another controller. Users have the right to receive their Data in a structured, commonly used and machine readable format and, if technically feasible, to have it transmitted to another controller without any hindrance. This provision is applicable provided that the Data is processed by automated means and that the processing is based on the User's consent, on a contract which the User is part of or on pre-contractual obligations thereof.
Lodge a complaint. Users have the right to bring a claim before their competent data protection authority.
6. Details about the right to object to processing
Where Personal Data is processed for a public interest, in the exercise of an official authority vested in the Owner or for the purposes of the legitimate interests pursued by the Owner, Users may object to such processing by providing a ground related to their particular situation to justify the objection.
Users must know that, however, should their Personal Data be processed for direct marketing purposes, they can object to that processing at any time without providing any justification. To learn, whether the Owner is processing Personal Data for direct marketing purposes, Users may refer to the relevant sections of this document.
7. How to exercise there rights
Any requests to exercise User rights can be directed to Admaiora through the contact details provided in this document. These requests can be exercised free of charge and will be addressed by the Owner as early as possible and always within one month.
8. Additional information about Data collection and processing
Legal action. The User's Personal Data may be used for legal purposes by the Owner in Court or in the stages leading to possible legal action arising from improper use of this Website or the related Services. The User declares to be aware that the Owner may be required to reveal personal data upon request of public authorities.
Additional information about User's Personal Data. In addition to the information contained in this privacy and cookies policy, Admaiora may provide the User with additional and contextual information concerning particular Services or the collection and processing of Personal Data upon request.
System logs and maintenance. For operation and maintenance purposes, this Website and any third-party services may collect files that record interaction with this Website (System logs) use other Personal Data (such as the IP Address) for this purpose.
Information not contained in this policy. More details concerning the collection or processing of Personal Data may be requested from the Owner at any time. Please see the contact information at the beginning of this document.
How “Do Not Track” requests are handled. We do not support “Do Not Track” requests. To determine whether any of the third-party services it uses honor the “Do Not Track” requests, please read their privacy policies.
Changes to this privacy and cookies policy. Admaiora reserves the right to make changes to this privacy and cookies policy at any time by giving notice to its Users on this page and possibly within this Website and/or - as far as technically and legally feasible - sending a notice to Users via any contact information available to the Owner. It is strongly recommended to check this page often, referring to the date of the last modification listed at the top.
Should the changes affect processing activities performed on the basis of the User’s consent, the Owner shall collect new consent from the User, where required.
Glossary
DEFINITIONS AND LEGAL REFERENCES
Personal Data (or Data). Any information that directly, indirectly, or in connection with other information — including a personal identification number — allows for the identification or identifiability of a natural person.
Usage Data. Information collected automatically through this Website (or third-party services employed in this Website), which can include: the IP addresses or domain names of the computers utilized by the Users who use this Website, the URI addresses (Uniform Resource Identifier), the time of the request, the method utilized to submit the request to the server, the size of the file received in response, the numerical code indicating the status of the server's answer (successful outcome, error, etc.), the country of origin, the features of the browser and the operating system utilized by the User, the various time details per visit (e.g., the time spent on each page within the Website) and the details about the path followed within the Website with special reference to the sequence of pages visited, and other parameters about the device operating system and/or the User's IT environment.
User. The individual using this Website who, unless otherwise specified, coincides with the Data Subject.
Data Subject. The natural person to whom the Personal Data refers.
Data Processor (or Data Supervisor). The natural or legal person, public authority, agency or other body which processes Personal Data on behalf of the Controller, as described in this privacy policy.
Data Controller (or Owner). The natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of Personal Data, including the security measures concerning the operation and use of this Website. The Data Controller, unless otherwise specified, is the Owner of this Website.
This Website. The means by which the Personal Data of the User is collected and processed.
Service. The service provided by this Website as described in the relative terms (if available) and on this site/application.
European Union (or EU). Unless otherwise specified, all references made within this document to the European Union include all current member states to the European Union and the European Economic Area.
Cookies. Small sets of data stored in the User's device.
Legal information. This privacy and cookies statement has been prepared based on provisions of multiple legislations, including Art. 13/14 of Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation).
This privacy and cookies policy relates solely to this Website, if not stated otherwise within this document.
ISTRUZIONI INCARICO
NOLEGGIO AUTO
Specifiche del Servizio
Admaiora emetterà un Incarico al Fornitore sulla base delle richieste: compito del Fornitore è quello di seguire attentamente le istruzioni del Servizio e coordinarsi con Admaiora
Il Fornitore dovrà rispondere tempestivamente alle domande e problematiche degli ospiti attraverso un recapito telefonico indicato;
Mansioni
Il Servizio comprende l’esecuzione delle seguenti mansioni:
Svolgimento pratiche consegna e ritiro alla villa
Dimostrazione sull’uso dei mezzi e controllo che tutto sia come ordinato
Allerta al proprio referente di ogni problematica e/o ritardo
Fornitura quanto necessario in numero adeguato, da navigatori a seggioloni in numero sufficiente per il numero di bambini sotto i 9 anni indicati nell’ordine
Coordinamento
Il Fornitore lavorerà in coordinamento con il Service Manager (SM) e/o Concierge di Admaiora per garantire la qualità del Servizio, informando il SM dell’andamento dei servizi eseguiti e, ogni qualvolta abbia un suggerimento
Pagamenti
I pagamenti dei servizi erogati, per l’importo indicato nell’Ordine, saranno effettuati a conclusione del servizio e a ricezione della fattura a 30 gg. FM, il 10 del mese successivo.
Il Fornitore si impegna a rispettare le tariffe pattuite come da listino prezzi e riportate nell’ordine di Servizio. Le tariffe pattuite sono inclusive di IVA
ISTRUZIONI
INCARICO BICICLETTE
Specifiche del Servizio
Admaiora emetterà un Incarico al Fornitore sulla base delle richieste: compito del Fornitore è quello di seguire attentamente le istruzioni del Servizio e coordinarsi con Admaiora
Il Fornitore dovrà rispondere tempestivamente alle domande e problematiche degli ospiti attraverso un recapito telefonico indicato;
Mansioni
Il Servizio comprende l’esecuzione delle seguenti mansioni:
Svolgimento pratiche consegna e ritiro alla villa dei mezzi
Dimostrazione sull’uso dei mezzi e controllo che tutto sia come ordinato
Allerta al proprio referente di ogni problematica e/o ritardo
Fornitura caschi e quanto necessario in numero adeguato
Coordinamento
Il Fornitore lavorerà in coordinamento con il Service Manager (SM) e/o Concierge di Admaiora per garantire la qualità del Servizio, informando il SM dell’andamento dei servizi eseguiti e, ogni qualvolta abbia un suggerimento
Pagamenti
I pagamenti dei servizi erogati, per l’importo indicato nell’Ordine, saranno effettuati a conclusione del servizio e a ricezione della fattura a 30 gg. FM, il 10 del mese successivo.
Il Fornitore si impegna a rispettare le tariffe pattuite come da listino prezzi e riportate nell’ordine di Servizio. Le tariffe pattuite sono inclusive di IVA
ISTRUZIONI INCARICO CHEF
TERMINI E CONDIZIONI DI INCARICO PER CHEF E PERSONALE CUCINA
1. Ruolo e Responsabilità
1.1. Lo Chef assegnato al booking è l’unico referente operativo in villa per la gestione e contabilità dell’intero comparto Food & Beverage (F&B), inclusi acquisti, spese e supervisione del proprio personale.
1.2. Il Sous-chef, cameriere o butler deve collaborare attivamente con lo Chef nel supervisionare e coordinare ogni richiesta di acquisto.
1.3. L’orario di servizio dello Chef e della sua brigata deve coprire integralmente tutti i pasti e servizi previsti dal programma del soggiorno, senza alcuna limitazione, inclusi colazioni, pranzi, cene, snack, welcome drinks o altri servizi F&B concordati.
1.4. L’accettazione dell’incarico da parte del Fornitore implica la piena accettazione di questa condizione, senza possibilità di riserva o modifica unilaterale.
2. Gestione degli Ordini
2.1. Dopo la definizione dei menù e la stima complessiva degli ordini necessari, ogni ordine effettivo deve essere inviato al Site Manager (SM) per approvazione e successiva trasmissione ai fornitori.
2.2. Lo Chef è tenuto a evitare ordini eccessivi o generanti sprechi alimentari.
2.3. In caso di indisponibilità di alcuni ingredienti presso il fornitore principale, o in presenza di condizioni minime di fornitura sproporzionate, l’ordine residuo potrà essere destinato a un fornitore secondario. Qualora anche quest’ultimo non fosse in grado di evadere l’ordine, lo Chef provvederà ad adattare o modificare il menù con alternative compatibili.
2.4. Qualsiasi richiesta dell’ospite relativa a ingredienti specifici non previsti dal menù (es. bevande, vini, bibite, ecc.) o non presenti in villa deve essere inviata separatamente via e-mail all’SM con l’indicazione "EXTRA". Tali acquisti potranno essere effettuati solo dopo approvazione formale dell’SM.
2.5. Le spese devono essere effettuate sulla base di una lista elaborata o verificata dallo Chef e approvata dall’SM.
2.6. Gli scontrini fiscali, bolle di accompagnamento e/o documenti di trasporto (DDT) devono essere inviati all’SM entro la fine della giornata di acquisto. Gli originali cartacei vanno raccolti in una cartellina divisa per booking e consegnati in ufficio al check-out.
3. Redazione dei Menù e Pianificazione degli Ordini
3.1. Sulla base del menù, del numero di ospiti e delle loro eventuali allergie o intolleranze (se comunicate), lo Chef redige il piano di approvvigionamento per l’intero soggiorno.
3.2. L’invio dell’ordine base all’SM deve avvenire entro 14 giorni dalla ricezione dell’ordine di servizio.
3.3. Il primo ordine copre i primi tre giorni e mezzo; un secondo ordine dovrà essere effettuato dopo due giorni per coprire il resto della settimana o l’inizio della successiva.
3.4. Idealmente si effettuano due ordini settimanali, massimo tre.
3.5. Gli ordini devono basarsi su:
Quantità minime per evitare sprechi
Priorità ai prodotti non deperibili in caso di soggiorni prolungati
Riduzione dell’uso di plastica
Pianificazione flessibile basata sul budget e sulle preferenze ospite
3.6. I prodotti non deperibili vanno ordinati fin da subito; per la seconda settimana, si prevedono variazioni per diversificare l’offerta.
4. Modalità di Primo Ordine
Ordine secco (generi secchi e non deperibili): copertura da sabato (arrivo) a lunedì sera. Includere eventuali articoli per la pulizia della cucina. Invio all’SM 7 giorni prima del check-in.
Ordine umido (frutta e verdura): copertura da sabato a lunedì sera. Invio all’SM 7 giorni prima del check-in.
Ordine bevande settimanale:
7 bottiglie vetro acqua + 3 succhi per adulto
4 bottiglie vetro acqua + 3 succhi (arancia, mela) per bambino (2–9 anni)
5. Controllo Merce e Resi
5.1. Alla consegna, lo Chef è tenuto a:
Verificare la corrispondenza quantitativa tra la bolla e quanto ricevuto
Verificare che le quantità e la qualità siano conformi
Utilizzare la bilancia per il controllo del peso dei prodotti
5.2. In caso di prodotti in eccesso, non conformi o non più necessari, lo Chef dovrà:
Redigere il modulo di reso
Consegnare i materiali direttamente al corriere incaricato
Annotare eventuali mancanze o contestazioni direttamente sulla bolla
Inviare la bolla firmata all’SM entro la stessa giornata della consegna, segnalando eventuali discrepanze.
6. Piccoli Acquisti
6.1. Gli acquisti al supermercato, laddove le quantità fornite dal distributore non siano adatte o su richiesta personalizzata dell’ospite, devono essere preventivamente autorizzati dall’SM.
6.2. È responsabilità dello Chef verificare con attenzione la reale necessità prima di effettuare tali acquisti.
7. Accettazione delle Condizioni
7.1. Con l’accettazione dell’incarico, il fornitore (Chef o società) dichiara di aver compreso e accettato integralmente i presenti Termini e Condizioni.
7.2. In particolare, si impegna a garantire la copertura completa di tutti i pasti e servizi F&B previsti, senza limitazione di orario, nel rispetto della qualità, organizzazione e tempistiche richieste.
7.3. Ogni eventuale disallineamento o modifica alle presenti condizioni dovrà essere preventivamente concordata per iscritto con la Direzione.
8. Penali e Inadempienze
8.1. In caso di mancata esecuzione dell’incarico secondo quanto previsto nei presenti Termini e Condizioni, Admaiora si riserva il diritto di applicare penali giornaliere.
8.2. Per ogni giorno di servizio non svolto, svolto in modo incompleto, o in difformità rispetto agli standard, orari, o condizioni concordate, potrà essere trattenuta una somma proporzionale fino al 100% del corrispettivo pattuito per il servizio giornaliero.
8.3. Nei casi più gravi o di reiterata inadempienza, Admaiora si riserva il diritto di trattenere l’intero importo del compenso previsto per l’incarico, senza pregiudizio per l’eventuale richiesta di ulteriori danni.
8.4. Ogni trattenuta verrà comunicata al fornitore per iscritto, con indicazione specifica delle violazioni riscontrate e del relativo impatto sul servizio.
ISTRUZIONI INCARICO CM
PRIMA DELL’ARRIVO DELL’OSPITE
•Avvisare via messaggio (WhatsApp) l’ospite del proprio arrivo e di essere a disposizione in struttura almeno 72 prima del check-in
•Presentarsi presso la location di soggiorno con almeno 1 ora circa di anticipo sull’arrivo dell’ospite, avvisando preventivamente il proprietario della struttura chiedendo i contatti di eventuale personale presente in loco per l’accesso
•Durante la visita della struttura accertarsi dello stato dell’immobile facendo attenzione a rotture evidenti, macchie, malfunzionamenti delle facilities e accessori. In caso di presenza di uno o più di questi elementi compilare la relativa sezione presente nel TIMESHEET, per escludere l’ospite da queste responsabilità
CHECK-IN
Operazioni preliminari
•Leggere e studiare il documento descrittivo della villa (Timesheet)
•Mettersi in contatto con il villa manager per coordinare l’arrivo, ovvero, con gentilezza fare in modo che la casa sia debitamente raffreddata o riscaldata, e pulita.
•Stampare Timesheet far firmare al cliente al termine del check-in; va lasciato in villa a disposizione del team del proprietario
•Adottare un abbigliamento che sia elegante senza essere eccessivamente formale, smart-casual
•Acquisire informazioni, o verificare quelle indicate nel Factsheet, su a quale distanza si trovano i principali ristoranti, bar, supermercati, farmacie e negozi, principali città d’arte, musei e, se è il caso, anche sentieri per il trekking, sorgenti termali ecc.
All’arrivo dell’ospite
•Fare trovare il cancello di entrata e le porte delle camere aperti
•Preparare un piccolo rinfresco di benvenuto (acqua aromatizzata con ghiaccio e bevande eventuali in mancanza di altro). Se il proprietario ha preparato un aperitivo di benvenuto, si coglie quel momento per richiedere, agli ospiti, i documenti per la registrazione, portare le valigie in villa e mostrare il timesheet al team leader, chiedendogli di apporre la firma, se ci fosse qualcosa da trascrivere, al termine dell'accoglienza .
•Fare in modo che la piscina e la jacuzzi, laddove disponibili, siano in funzione e riscaldate e l'allarme della villa disattivato. All’arrivo degli ospiti le porte della camere devono essere aperte, le lampade da comodino accese e la musica classica deve rimanere in gradevole sottofondo.
•All’arrivo del cliente, dopo le dovute presentazioni, aiutare a dislocare i bagagli nelle camere
•Accompagnare il cliente nella visita della casa, prima i locali esterni e in seguito quelli interni
•Si mostra l’ubicazione delle luci, delle facilities e di tutti gli spazi accessibili all’ospite ripetendo le azioni descritte al punto (3)
•Si fa leggere e firmare il documento all’ospite, che deve firmare sia la pagina House Rules e Timesheet sezione check-in
CHECK-OUT
Operazioni preliminari
•Raggiungere la Location almeno un’ora prima dell’effettivo check-out (alle 9, ville normali, alle 8:30, ville molto grandi)
•Controllare lo stato dell’immobile riportando eventuali danni sul Timesheet
In caso di danni
•Sul Timesheet sono presenti 3 categorie di damages: danni, oggetti mancanti e eventi in corso di verifica.
•DAMAGES/DANNI: sono le rotture evidenti
•MISSING/OGGETTI MANCANTI: eventuali mancanze di oggetti precedentemente presenti nella location
•BEING VERIFIED/IN VERIFICA: sono i danni di cui non è possibile quantificare immediatamente il danno economico. Per esempio: macchie indelebili o guasti che necessitino di un intervento di riparazione futuro.
Congedo
• Si congeda il cliente e, una volta stabilito lo stato finale dell’immobile, gli si fa firmare il Timesheet. Se si rifiuta, viene contattato l’ufficio immediatamente.
DURANTE LE ESPERIENZE
• Conteggio dei Partecipanti all’Imbarco:
Il CM è responsabile del conteggio accurato dei partecipanti al momento dell’imbarco sul bus per qualsiasi attività. Deve confrontare il numero effettivo dei presenti con la lista ufficiale dei partecipanti fornita. In caso di discrepanze — clienti in più o in meno rispetto alla lista — il CM è tenuto ad avvisare immediatamente il COO prima della partenza, fornendo un resoconto dettagliato della situazione.
• Verifica della Presenza alle Partenze:
Il CM deve effettuare un controllo finale prima di ogni partenza, sia all’andata che al ritorno, assicurandosi che tutti i clienti siano presenti e a bordo. È sua responsabilità evitare che qualcuno venga dimenticato o lasciato indietro. Qualsiasi anomalia o difficoltà riscontrata nella verifica dei presenti deve essere comunicata tempestivamente al COO.
ISTRUZIONI FORNITORE DI ATTIVITA SUL TERRITORIO
Analisi e Revisione dell’incarico (Preliminare)
L’EXP verifica la congruità e disponibilità delle attività e l'adeguatezza degli spazi per il numero di partecipanti confermati.
In caso di incongruità, l’EXP invia la richiesta di modifica ad Admaiora,
Regole Generali
Tutti i costi netti, ma inclusivi di IVA (indicarne sempre l’importo) fatturati, devono corrispondere esattamente alla cifra indicata nell’incarico.
Vanno indicati l’abbigliamento necessario e le limitazioni relative all’accesso all’attività. Se l’attività non lo richiede, ed è adatta a chiunque senza limitazioni, la dicitura non si riporta.
Gestione extra
Gli extra acquisiti dai clienti, vengono fatti firmare ed imputati ad Admaiora SRL, che provvede al pagamento via bonifico bancario.
Il costo degli extra comunicati ai clienti deve contenere almeno il 20% di commissione per Admaiora SRL.
ISTRUZIONI TRAVEL PLAN
Regole per l'incarico del Concierge (CM) per la compilazione e ricontrollo del Travel Plan assegnato al Booking. Queste regole vanno seguite scrupolosamente dal CM per una gestione accurata delle prenotazioni e attività per gli ospiti.
Analisi e Revisione del Travel Plan (Preliminare)
Il CM riceve un draft del travel planning da analizzare, suggerendo attività in base al gruppo come descritto.
Il CM verifica la congruità e disponibilità delle attività e l'adeguatezza degli spazi per il numero di partecipanti.
Il CM usa primariamente i fornitori indicati nel file "FORNITORI" e vi aggiunge i nuovi fornitori, inserendo ogni dqto ma escludendo i dati bancari (che saranno richiesti separatamente dal SM al momento dell’incarico).
Il CM invia il Travel Plan modificato all'SM entro la data indicata nell’incarico e fissa con questi un appuntamento per la revisione tramite Calendly.
Regole Generali
Tutti i costi netti, ma inclusivi di IVA (indicarne sempre l’importo) devono essere evidenziati in rosso nel Travel Plan.
Le date di cancellazione gratuita e penale, con le indicazioni di percentuale, e le condizioni speciali vanno indicate in rosso.
Vanno indicati l’abbigliamento necessario e le limitazioni relative all’accesso all’attività. Se l’attività non lo richiede, ed è adatta a chiunque senza limitazioni, la dicitura non si riporta.
I CM che lavorano come Ambassador devono auto-includersi nei calcoli e costi di trasferimenti NCC, pasti, biglietti musei e degustazioni.
Prenotazioni e Preventivi:
Dopo l'approvazione del draft, il CM contatta i fornitori via email (con copia a service@admaioragroup.com), iniziando le email con il numero di booking.
I prezzi netti (inclusivi di IVA) devono essere indicati in rosso nel Travel Plan.
Specifiche per Servizio:
Chef in Villa:
Cena di benvenuto il sabato, brunch la domenica e cena di addio con musica il venerdì devono essere inclusi nel Travel Plan, in rosso.
Ristoranti:
Pre-prenotazione, spesa media a persona (vini esclusi) e seggioloni per bambini sotto 5 anni.
Richiesta del link al menù e, per gruppi oltre 10 persone, richiesta del menù obbligatorio o degustazione.
Trasferimenti NCC:
Il CM contatta le aziende convenzionate, indica i costi (inclusivi di IVA), seggiolini per bambini e tempi di spostamento.
Specifica nel Travel Plan il meeting point per ZTL, pick-up e delivery.
Biglietti Musei e Guide:
Indicare i costi dei biglietti e identificare la guida raccomandata dal museo.
Region Ambassador:
Il CM promuove la propria presenza come Ambassador nelle escursioni. Il costo deve essere incluso nei trasferimenti, pasti, biglietti museali e degustazioni.
Degustazioni e Corsi di Cucina:
Chiedere e indicare nel Travel Plan il numero minimo e massimo di partecipanti, in rosso.
Se possibile, il CM si propone come esecutore del tasting (vale anche per le sessioni di shopping a tema).
Conferma del Travel Plan
Il SM invia il Travel Plan al CM con le attività confermate divenute blue.
Il CM conferma per scritto ai fornitori, copiando in CC service@admaioragroup.com, tutte le attività in blu e disdice con gentilezza quelle cancellate e rimaste in rosso
Richiami dei Fornitori
Verifica Prenotazioni (21-14 giorni prima dell'arrivo):
Il CM ricontatta tutti i fornitori confermati per verificare che abbiano correttamente inserito le attività nel loro planner.
Dopo la verifica di tutti i fornitori, il CM spunta la colonna Z del VTP, Sheet V25.
Compenso
Il valore di ogni Travel Plan è di €60, inclusivi di IVA, bolli, oneri e spettanze
Fatturazione
A seguito della ricezione dell’incarico per TravelPlan, il CM seguirà la regolare fatturazione trimestrale dei propri incarichi:
Fattura cumulativa liquidata ad Aprile, per servizi svolti a Gennaio, Febbraio, Marzo, da inviare entro il 30 di Marzo
Fattura cumulativa liquidata a Luglio, per servizi svolti a Aprile, Maggio, Giugno da inviare entro il 30 di Giugno
Fattura cumulativa liquidata ad Ottobre, per servizi svolti a Luglio, Agosto, Settembre da inviare entro il 30 di Settember
Fattura cumulativa liquidata a Gennaio dell’anno successivo, per servizi svolti a Ottobre, Novembre, Dicembre da inviare entro il 30 di Dicembre
ISTRUZIONI INCARICO NCC
Specifiche del Servizio
Admaiora emetterà un Incarico al Fornitore sulla base delle richieste: compito del Fornitore è quello di seguire attentamente le istruzioni del Servizio e coordinarsi con Admaiora
Il Fornitore dovrà rispondere tempestivamente alle domande e problematiche degli ospiti attraverso un recapito telefonico indicato;
Mansioni
Il Servizio comprende l’esecuzione delle seguenti mansioni:
Accoglienza dell’ospite e accompagnamento alla macchina
Servizio di aiuto nel portare le valigie alla macchina per conto cliente
Allerta al proprio referente di ogni problematica e/o ritardo
Preparazione di bottigliette di acqua in auto a disposizione dell’ospite
Sintonizzazione della radio su Musica Classica, aggiustando il volume sulla sensibilità degli ospiti
Fornitura seggioloni in numero adeguato qualora l’Ordine includa bambini
Coordinamento
Il Fornitore lavorerà in coordinamento con il Service Manager (SM) e/o Concierge di Admaiora per garantire la qualità del Servizio, informando il SM dell’andamento dei servizi eseguiti e, ogni qualvolta abbia un suggerimento
Pagamenti
I pagamenti dei servizi erogati, per l’importo indicato nell’Ordine, saranno effettuati a conclusione del servizio e a ricezione della fattura a 30 gg. FM, il 10 del mese successivo.
Il Fornitore si impegna a rispettare le tariffe pattuite come da listino prezzi e riportate nell’ordine di Servizio. Le tariffe pattuite sono inclusive di IVA
ISTRUZIONI INCARICO SCOOTERS
Specifiche del Servizio
Admaiora emetterà un Incarico al Fornitore sulla base delle richieste: compito del Fornitore è quello di seguire attentamente le istruzioni del Servizio e coordinarsi con Admaiora
Il Fornitore dovrà rispondere tempestivamente alle domande e problematiche degli ospiti attraverso un recapito telefonico indicato;
Mansioni
Il Servizio comprende l’esecuzione delle seguenti mansioni:
Svolgimento pratiche consegna e ritiro alla villa
Dimostrazione sull’uso dei mezzi e controllo che tutto sia come ordinato
Allerta al proprio referente di ogni problematica e/o ritardo
Fornitura caschi e quanto necessario in numero adeguato
Coordinamento
Il Fornitore lavorerà in coordinamento con il Service Manager (SM) e/o Concierge di Admaiora per garantire la qualità del Servizio, informando il SM dell’andamento dei servizi eseguiti e, ogni qualvolta abbia un suggerimento
Pagamenti
I pagamenti dei servizi erogati, per l’importo indicato nell’Ordine, saranno effettuati a conclusione del servizio e a ricezione della fattura a 30 gg. FM, il 10 del mese successivo.
Il Fornitore si impegna a rispettare le tariffe pattuite come da listino prezzi e riportate nell’ordine di Servizio. Le tariffe pattuite sono inclusive di IVA
ISTRUZIONI INCARICO FOTOGRAFO
SCOPO DEL SERVIZIO
Il servizio fotografico ha lo scopo di immortalare immagini che mettano in risalto l’immobile ed i suoi ambienti, ne sappiano interpretare l’atmosfera, con l'obiettivo finale di attrarre gli ospiti ad esso affini, aumentando il numero degli affitti anche allungando la stagionalità dell’immobile, qualora il servizio presenti anche una versione autunno-inverno (ad esempio, con caminetti accesi, decorazioni Natalizie e così via). Il circuito cui la villa viene presentata conta migliaia di operatori del lusso, i quali basano la loro scelta di portfolio soprattutto sulla bellezza delle immagini a disposizione, ed a questo proposito approfitto per suggerire al proprietario alcuni accorgimenti da fare prima dell’arrivo del fotografo.
RACCOMANDAZIONI
È fondamentale far trovare al fotografo la villa pronta con gli spazi ben puliti ed allestiti. I letti, con lenzuola, copri piumini e copri cuscini ben stirati e preferibilmente di colore chiaro. Il servizio fotografico non si può svolgere con operai o lavori di manutenzione o ristrutturazione; in caso siano pianificati in urgenza, il servizio fotografico va rimandato prontamente. Durante lo svolgimento del servizio fotografico non è appropriato condurre pulizie o manutenzione. È consigliabile che il proprietario o l’estate manager sia presente al momento del servizio fotografico insieme con lo staff di pulizia pronto ad intervenire se necessario.
ACCORGIMENTI
Ecco alcune accortezze da seguire prima dell’arrivo del fotografo:
§ Rimuovere la maggioranza degli oggetti personali ed oggetti particolari di valore
§ Raddrizzare ed allineare i cuscini di tutte le stanze preferendo la disposizione verticale
§ Sistemare ed eliminare, fili elettrici visibili, attrezzi, coperture in giardino e così via
§ Il viale d'ingresso ed il giardino devono essere puliti e organizzati per fare capire l’atmosfera che si percepisce durante la bella stagione.
§ Patio e verande saranno libere da ingombri e pronte per essere fotografate da ogni angolazione, dove si collocano gli ospiti per letture ed aperitivi esterni, allestire il luogo dove si fa colazione, si pranza e si cena, l’area deputata al barbecue e così via: tutto arredato come per l’arrivo degli ospiti
§ Tutte le camere devono essere preparate per essere fotografate, con letti ben fatti, fiori freschi, coperte morbide ed elementi di arredamento come vasi e libri da tavolo in ordine. I cuscini, sistemati in verticale e su diversi livelli come anche superfici, vetri e specchi lucidi
§ La cucina ed il salotto sono le stanze più importanti, devono evocare familiarità ed eleganza, le superfici devono essere pulite
§ La tavola di cucina può essere allestita con taglieri, pane o pizza, verdure e frutta di stagione, fiori, bicchieri
§ Il salotto deve essere libero da ingombri e pronto per fotografie da ogni angolazione
§ Tutte le luci devono essere accese e le finestre aperte per l’arrivo del fotografo
§ Ogni camera deve essere fotografata ed anche le camere ricreative, stanza cinema, sale gioco e così via
§ Ogni bagno deve essere arredato con la stessa importanza delle altre stanze, con saponi, fiori, asciugamani, per dare un senso di eleganza ed accoglienza
§ La piscina deve essere allestita con cuscini ed asciugamani come anche il solarium se è in una area separata
§ Zona fitness, Spa devono essere allestite ed organizzate, la vasca idromassaggio deve essere messa in funzione